Quản lý quy trình tập trung
Kết nối quy trình, tự động phê duyệt, nâng cao hiệu quả quản lý.
HITO giúp doanh nghiệp xây dựng số hóa và quản lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ trên một nền tảng thống nhất. Từ giao việc, phê duyệt, quản lý tài liệu, RFI, nghiệm thu đến báo cáo và kiểm soát tiến độ, mọi quy trình đều được kết nối và tự động hóa. Luồng công việc được chuẩn hóa, dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp giảm sai sót, rút ngắn thời gian xử lý, tăng tính minh bạch và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa văn phòng, công trường, chủ đầu tư và các nhà thầu trong suốt vòng đời dự án.
Chuẩn hóa quy trình, tăng tốc phê duyệt và kiểm soát tiến độ
Mỗi doanh nghiệp đều có những quy trình quan trọng như phê duyệt ngân sách, mua sắm, nghiệm thu, thay đổi thiết kế hay xử lý công việc nội bộ. HITO giúp số hóa toàn bộ quy trình trên một nền tảng duy nhất, tự động luân chuyển hồ sơ đến đúng người, đúng thời điểm và theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thời gian chờ, loại bỏ xử lý thủ công và đảm bảo mọi quy trình luôn minh bạch, nhất quán.
Chuẩn hóa quy trình, tăng tốc vận hành
HITO Workflow giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình làm việc và phê duyệt trên một nền tảng thống nhất. Từ yêu cầu mua sắm, phê duyệt ngân sách, hợp đồng, thanh toán đến nghiệm thu và các quy trình nội bộ, mọi công việc đều được tự động chuyển đến đúng người, đúng thời điểm và theo dõi xuyên suốt. Nhờ đó, doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, nâng cao tính minh bạch và đảm bảo mọi quy trình được thực hiện nhất quán.
Xây dựng quy trình bằng giao diện kéo thả trực quan, hỗ trợ nhiều bước xử lý, điều kiện rẽ nhánh, phê duyệt tuần tự hoặc song song. Dễ dàng thay đổi quy trình khi nhu cầu vận hành thay đổi mà không cần lập trình.
Tự động chuyển công việc đến đúng cá nhân hoặc phòng ban theo vai trò, chức vụ hoặc điều kiện đã thiết lập. Hệ thống gửi thông báo, nhắc việc và cập nhật trạng thái theo thời gian thực, giúp giảm thao tác thủ công và hạn chế chậm trễ.
Giám sát tiến độ xử lý của từng yêu cầu từ khi khởi tạo đến khi hoàn thành. Dễ dàng xác định bước đang xử lý, người chịu trách nhiệm, các điểm tồn đọng và toàn bộ lịch sử phê duyệt để phục vụ kiểm tra, đánh giá và cải tiến quy trình.
Câu hỏi thường gặp về quản lý quy trình
HITO có thể số hóa những quy trình nào trong doanh nghiệp xây dựng?
HITO hỗ trợ số hóa hầu hết các quy trình như phê duyệt mua vật tư, đề nghị thanh toán, tạm ứng, hợp đồng, thay đổi thiết kế , RFI, nghiệm thu, yêu cầu công việc, nghỉ phép và các quy trình quản trị nội bộ.
Có thể thiết lập nhiều cấp phê duyệt theo từng dự án không?
Có. Mỗi dự án hoặc phòng ban có thể sử dụng quy trình riêng với nhiều cấp phê duyệt như Chỉ huy trưởng, Trưởng phòng, Ban Giám đốc hoặc Chủ đầu tư tùy theo cơ cấu tổ chức.
Có thể quy định người phê duyệt theo giá trị hồ sơ không?
Có. HITO cho phép thiết lập điều kiện tự động, ví dụ hồ sơ dưới 100 triệu chỉ cần Trưởng phòng phê duyệt, trên 100 triệu sẽ chuyển tiếp đến Ban Giám đốc hoặc các cấp quản lý khác.
Làm thế nào để biết hồ sơ đang nằm ở bước nào?
Có. Hệ thống tự động gửi thông báo khi có yêu cầu mới, nhắc xử lý trước hạn và cảnh báo khi hồ sơ bị quá hạn nhằm hạn chế tồn đọng công việc.
HITO có tự động nhắc khi hồ sơ chậm xử lý không?
Có. Hệ thống tự động gửi thông báo khi có yêu cầu mới, nhắc xử lý trước hạn và cảnh báo khi hồ sơ bị quá hạn nhằm hạn chế tồn đọng công việc.
Có thể phê duyệt trên điện thoại khi đang ở công trường không?
Có. Người quản lý có thể xem hồ sơ, tài liệu đính kèm và thực hiện phê duyệt hoặc từ chối ngay trên điện thoại, giúp công việc không bị gián đoạn khi di chuyển.
HITO có lưu lại toàn bộ lịch sử phê duyệt không?
Có. Mọi thao tác như người phê duyệt, thời gian xử lý, ý kiến, trạng thái và các thay đổi đều được ghi nhận đầy đủ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu và đánh giá sau này.
Có thể thay đổi quy trình khi doanh nghiệp thay đổi quy định không?
Có. Doanh nghiệp có thể thêm hoặc bớt bước xử lý, thay đổi người phê duyệt và điều chỉnh điều kiện mà không cần lập trình lại hệ thống.
Quy trình có liên kết với các module khác của HITO không?
Có. Quy trình được tích hợp với các module như Dự án, Hợp đồng, Chi phí, Mua sắm, Kho vật tư, RFI, Nghiệm thu, Hồ sơ và Nhân sự để tự động luân chuyển dữ liệu giữa các quy trình.
HITO giúp doanh nghiệp xây dựng giảm thời gian xử lý như thế nào?
HITO tự động chuyển hồ sơ đến đúng người, loại bỏ việc gửi giấy tờ hoặc trao đổi qua nhiều kênh. Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực, giảm thời gian chờ phê duyệt, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa văn phòng và công trường.